¿Vale una foto de factura enviada por WhatsApp?
Por Asesoría Rentable · Actualizado el
Sí y no. Una foto clara basta para que tu gestoría registre la factura y prepare tus impuestos. Pero si la factura te la dieron en papel, la ley te pide conservar el original, salvo que la digitalices con un programa homologado por la Agencia Tributaria (digitalización certificada). Las facturas que te llegan en PDF por email ya son electrónicas: guarda el archivo.
Le haces una foto a la factura del taller, se la mandas a tu gestoría y te olvidas. Es cómodo, y cada vez más gente trabaja así. La duda llega después: ¿esa foto vale? ¿Puedo tirar el papel?
La respuesta tiene dos partes que conviene separar:
- ¿Sirve la foto para que la gestoría lleve tu contabilidad? Sí.
- ¿Sustituye la foto al papel original? Normalmente no.
Para llevar la contabilidad, una foto clara basta
Para registrar una factura en tus libros y preparar tus impuestos, la gestoría necesita leer sus datos: quién la emite, su NIF, la fecha, el número, la base, el tipo de IVA y el total. Una foto nítida o un PDF dan exactamente eso.
Así trabajamos nosotros. Mandas la foto o el PDF, una IA que funciona en un servidor propio de la asesoría (no en la nube de otra empresa) lee los datos y prepara el apunte, y una persona lo revisa antes de presentar nada. Hoy lo recibimos por email; WhatsApp y Telegram llegarán próximamente. Lo explicamos en gestoría por WhatsApp y en contabilidad automatizada.
Para que la foto sirva, que se vea entera, recta, sin sombras y con todos los números legibles. Si la factura tiene dos caras, manda las dos.
Conservar la factura es otra cosa
Una cosa es registrar la factura y otra conservarla por si Hacienda la pide. Aquí manda la ley.
El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) dice:
- Art. 19: hay que conservar las facturas recibidas, las copias de las emitidas y los justificantes, durante el plazo que marca la Ley General Tributaria.
- Art. 20: se pueden conservar en papel o en formato electrónico, por cualquier medio que garantice que son auténticas, que nadie las ha alterado y que se pueden leer.
- Arts. 21 a 23: si se guardan en electrónico, Hacienda debe poder consultarlas, descargarlas e imprimirlas sin demora.
Es decir: la factura tiene que estar disponible en su forma original. Si te la dieron en papel, el original es el papel. Una foto hecha con el móvil es una copia, y no garantiza por sí sola que el documento no se haya cambiado.
La excepción: la digitalización certificada
La ley sí permite tirar el papel en un caso: la digitalización certificada, regulada en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007. Consiste en convertir el papel en imagen con unas condiciones estrictas:
- Se usa un software homologado por la Agencia Tributaria.
- La imagen tiene que ser fiel e íntegra al original.
- Se firma electrónicamente con un certificado.
- Las imágenes se guardan en una base de datos organizada, que Hacienda pueda consultar en línea.
Cumpliendo eso, la Orden dice que se puede «prescindir de los originales en papel». Sin eso, no.
Nuestro sistema no es un software de digitalización certificada homologado. Lee tus fotos para llevar la contabilidad, pero no sustituye al papel. Por eso te pedimos que guardes los originales.
Facturas en PDF: ya son electrónicas
Muchas facturas ya no llegan en papel: la compañía de la luz, el teléfono, Amazon o tu proveedor te las mandan en PDF por email o te dejan descargarlas de su web. En ese caso, el original es el archivo.
- No hace falta imprimirlas.
- Guarda el PDF tal cual, sin editarlo.
- Ten una copia de seguridad, por si se estropea el ordenador o pierdes el correo.
Mandarnos ese PDF sirve para la contabilidad, pero no te libra de guardarlo tú también.
Cuánto tiempo guardar las facturas
| Norma | Qué dice | Plazo |
|---|---|---|
| Ley General Tributaria, art. 66 | Plazo general en que Hacienda puede revisar un impuesto | 4 años |
| Ley General Tributaria, art. 70 | Las obligaciones de conservar se mantienen mientras dure ese plazo | Mientras no prescriba |
| Ley General Tributaria, art. 66 bis.2 y 70.3 | Si hay pérdidas por compensar o deducciones pendientes, Hacienda puede comprobarlas y hay que poder justificarlas | 10 años desde el fin del plazo de declarar el año en que se generaron |
| Código de Comercio, art. 30 | Los empresarios conservan libros, correspondencia y justificantes | 6 años |
En la práctica, guarda 6 años. Si tu sociedad tiene pérdidas por compensar o deducciones pendientes, guarda las facturas y la contabilidad del año en que se generaron durante 10 años, contados desde que acaba el plazo para declarar ese año (Ley General Tributaria, arts. 66 bis.2 y 70.3; Ley del Impuesto sobre Sociedades, art. 26.5). Los 4 años de Hacienda (art. 67 de la misma ley) empiezan a contar desde que termina el plazo para presentar el impuesto, no desde la fecha de la factura, así que una factura de enero puede necesitarse bastante más de 4 años después.
Lista práctica: qué hacer con cada factura
- Factura en papel: hazle la foto, mándanosla y guarda el papel en una carpeta por trimestre.
- Factura en PDF: reenvíanos el correo y guarda el archivo en una carpeta del ordenador con copia de seguridad.
- Ticket de compra: si quieres deducir el IVA, pide una factura con tus datos (nombre o razón social, NIF y domicilio) y el IVA indicado.
- Factura borrosa o incompleta: pide otra al proveedor. Si no se lee, no se puede registrar bien.
- Facturas que emites tú: guarda tu copia. Desde 2027, además, tu programa de facturación tendrá que cumplir VERI*FACTU: las sociedades desde el 1 de enero y los autónomos desde el 1 de julio. Comprueba tu fecha con la herramienta ¿me afecta VeriFactu?.
Y los datos de tus facturas, ¿dónde van?
Una factura dice mucho de ti: a quién compras, cuánto gastas, tus datos fiscales. Por eso nosotros no la mandamos a la nube de otra empresa para leerla: la IA funciona en un servidor propio de la asesoría. Y una persona revisa todo antes de presentar tus impuestos, con tu autorización.
Para las facturas que emites, preparamos facturas por chat con VERI*FACTU, que llegarán en junio de 2027. Hasta entonces, sigue usando tu programa de facturación.
En resumen
- La foto sirve para llevar la contabilidad y presentar tus impuestos.
- El papel se guarda salvo que uses digitalización certificada con software homologado.
- El PDF que te llega por email ya es el original: guárdalo.
- Plazo prudente: 6 años, o 10 si tienes pérdidas o deducciones pendientes de aplicar.
Si quieres dejar de pelearte con los papeles, mira cómo funciona nuestra gestoría por WhatsApp y los precios: los planes de autónomo empiezan en 29 €/mes más IVA.
¿Prefieres que lo llevemos nosotros? Mira nuestra página de Gestoría por WhatsApp o hazte cliente.
Fuentes
- Reglamento de facturación, RD 1619/2012, arts. 19 a 23 (BOE)
- Orden EHA/962/2007, art. 7: digitalización certificada (BOE)
- Ley 58/2003 General Tributaria, arts. 66, 66 bis, 67 y 70 (BOE)
- Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, art. 26 (BOE)
- Código de Comercio, art. 30 (BOE)
- AEAT: homologación de software de digitalización certificada, preguntas frecuentes
Información general, revisada el 31 de octubre de 2026. La normativa cambia y cada caso tiene matices: antes de decidir, consúltanos.